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2019年01月09日(水)

教員お気に入りのアイテム15:「自作のスケジュール帳」横井秀一

 

自作のスケジュール帳を紹介します。何のことはない、エクセルで作り、プリントアウトして、ほんのちょっと工作した(貼り合わせた)だけのものですが。

 

皆さんは、スケジュール管理を何で(理由ではなく、道具)していますか。ちょっと前ならパソコン、今どきはスマホという方も多いかと思います。一方で、年末になると各種のスケジュール帳が本屋さんも店先を賑わしていることからわかるように、やっぱり手帳だという方も多いでしょう。

 

かく言う私も、かつて、いろいろ試したことがあります。まず、手帳。学生時代からしばらくは、能○手帳を愛用した時期があります。見開きの左ページに1週間分の予定表があり、右ページがメモに使える、よくあるヤツです。1日に1つか2つの予定であれば(細かい字でびっしり書くのは苦手なので)、これで十分でした。予定表には時刻の目盛りが入っていましたが、使ったことはありません。

 

自分のパソコンを持つようになってからは、パソコンでスケジュール管理をしようとしたこともありますが、すぐにやめました。パソコンが手元になければスケジュールの確認や入力ができないからです。スマホを使い始める前に今の方法にしたので、スマホでスケジュール管理をしたことはありません。おそらく、これからもないでしょう(たぶん)。スマホでは、今の方法の利点である視認性というか一覧性というかに欠けるからです。

 

さて、今の方法ですが、いきなりそこにたどり着いたわけではありません。一時期に使った、知る人ぞ知る「○」整理手帳を自分が使いやすいようにカスタマイズしただけのことです。で、それがこれ。

スケジュール帳のイメージ

A4横置きのスケジュール用紙を横につなげている。 水色は授業、緑色は出張、黄色はその他の業務、ピンク色は私用。 ピンクの斜線は、過日であることを示す。

 

私のスケジュール帳の、2018年3月12日(月)から2018年9月23日(日)の分です。横に長~いですね。これでほぼ半年分(28週;196日)です。A4横置きの用紙が7枚、横方向に並べてあります。各A4横置き用紙は縦に4分割してあり、1分割に月曜日から日曜日までの1週間を割り当てています。この用紙をエクセルで作っているのです。

 

いま使っている印刷用紙は、坪量120g/m2のしっかりした紙(紙厚0.195mm)です。色は、バニラ。オーストリア製のFSC認証紙です(日本製でないのが残念!)。ほんとはもう少し淡い色で、流れ目がY目の紙にしたいのですが、なかなか見つかりません(専門店を探すほどのずくはないし;「ずく」ってわかります?)。

 

上の写真は、ここに載せるために、過去分を並べて撮影したものです。実際には、各用紙をドラフティングテープでつないで、この形の一枚物にして使っています。用紙の真ん中を谷折りにしてからつないでいるので、つなぎ部分を山折りにすれば、A5サイズに蛇腹折りできます。日が縦に並んだ週が横に途切れなく連続する形になるので、全ての時間(具体的には日や週)が連続しているという感覚が持てます。

 

毎年3月に次年度の時間割が決まったところで、1年分を作ります。そして、使っていてA4の1枚分(4週間)が過ぎたところで、テープをはがしてバラし、封筒に入れて保管しています(これが自分の行動記録になります)。厚めの用紙を使っているので、最初はけっこう重いのですが(それが難点)、時を過ごすとともにだんだん軽くなっていきます。

 

このスケジュール帳(というよりスケジュール用紙)は、革製のメモパッドカバー(これもけっこう重い)に差し込んで使っています。最初はロ○ィアのメモパッドも入れていましたが、A5ノートを持ち歩くようになってからは使用頻度が低くなり、かさばって重くなるだけなのでやめました。ペン差しには、4色ボールペンをさしています。

メモパッドカバーの外観

スケジュール用紙を入れているA5サイズのメモパッドカバー(革製)。しっかりしている分、重い。12年ほど使っているのでシミなどの汚れも相応にあるが、まだへたっていない。

 

メモパッドカバーの内側

メモパッドカバーの内側。左ページの差し込みに、つないだスケジュール用紙の端を差し込む。左右どちら側からも差し込むことができる。右ページには、メモパッドを差し込むことができるが、今はメモ用紙を数枚いれているだけ。

 

下の写真が、スケジュール用紙の見本です。

スケジュール用紙の見本

スケジュール用紙の1枚分の見本。この見本ではエクセルのセルに色をつけてあるが、実際にはプリントアウトした後に予定の内容を示す文字だけを蛍光マーカーでマークしている(その方が予定が変わったときに書き換えやすい)。

 

1週分のスケジュール欄は、月曜を最上段にし、各曜日のスペースは同じ(平等)です。1日分のスペースは、罫線で6段に分けています。上から、

午前の前半(1限目)の予定

午前の後半(2限目)の予定

午後の前半(3限目)の予定

午後の後半(4限目)の予定

夕方から夜の予定

その日が締め切りの案件(青字で書く)

というように使っています。また、日曜日の下に、その週に関するメモが書けるスペースを設けています。

 

当初は手書きで予定を書き入れていましたが、今は、シート作成時にわかっている予定(学校行事、授業、学校の会議など)はエクセルシートに打ち込むようにしました。もちろん、途中で加わる予定はその都度に書き加えます。

 

各予定は、授業は青、出張は緑、その他の業務は黄、私用はピンクのマーカーで色分けしています。スケジュール帳を大きく広げれば、どの辺りにどんな種類の予定が入っているのか(何に拘束されるか)がザクッと把握できます。また、今どこにいるのかがサッとわかるように、過ぎた日を消すようにピンクのマーカーで斜線を引いています。白いところが、これから自分が使える時間(新しい約束を入れたり、授業準備に充てたり、何かを書いたりできる時間;要は自分の持ち時間)ということになり、それがどの時期にどのくらいあるかもパッと把握することができます。これは、頼まれごとがあったときなどに、それをこなせるだけの時間があるかどうか確認するときや(結局は無理してでも受けてしまうことが多いのですが)、締め切りまでに使える時間があとどれくらいあるか(どのくらいヤバくなってきたか)をチェックするとき、とても重宝します。

 

そうです、このスケジュール帳は、長く広げると近い未来の時間を俯瞰できるのがミソなのです。

 

今のところ、このスケジュール帳が自分にとってベターなアイテム(というか方法)です。この原稿を書くのを機会に、来年度のシートはすでに作りました。時間割が確定すれば、自分の担当授業を打ち込みます(以前は手書きでした)。あっというまにシートが青くなり、空き時間のなさに私の顔も真っ青になることでしょう。

 

横井 秀一

 

横井 秀一 教授

 

専門分野 森林施業(造林・育林)
森林生態
最終学歴 千葉大学大学院園芸学研究科
研究テーマ 針葉樹人工林の施業技術
広葉樹二次林の施業技術
広葉樹人工林の施業技術

 

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